Hallinnointi

Kamuxin sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa, että liiketoiminta on tehokasta ja tuloksellista, talousraportointi on luotettavaa, sekä, että yhtiön toimintaan liittyviä lakeja ja määräyksiä, sekä yhtiön sisäisiä ohjeita noudetaan. Talousraportointiin liittyvän sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa, että julkistettavat osavuosikatsaukset, puolivuosikatsaukset, tilinpäätöstiedotteet ja muu talousinformaatio sekä tilinpäätökset ja vuosikertomukset ovat luotettavia ja, että ne on laadittu yhtiön soveltamien laskenta- ja raportointiperiaatteiden mukaisesti. Yhtiön hallitus vastaa työjärjestyksensä mukaisesti tilinpäätösraportoinnin prosessin seuraamisesta, valvoo taloudellista raportointiprosessia sekä seuraa yhtiön sisäisen valvonnan ja riskienhallintajärjestelmän tehokkuutta.

Vastuu sisäisen valvonnan käytännön tason järjestämisestä on toimitusjohtajalla. Siihen kuuluu, että yhtiössä on otettu käyttöön riittävät sisäisen valvonnan menettelyt sen mukaisesti, mitä hallituksen määrittelemissä toimintaperiaatteissa edellytetään. Toimitusjohtaja yhdessä johtoryhmän tukemana vastaa siitä, että konsernin päivittäisessä toiminnassa toimitaan sovittujen periaatteiden mukaisesti, noudatetaan lakeja ja määräyksiä, sekä reagoidaan havaittuihin poikkeamiin ja puutteisiin, ja tehdään tarvittavat korjaavat toimenpiteet.

Kamux on osana listautumisprosessia kehittänyt tilinpäätöksen laadintaan ja talousraportointiprosessiin liittyvää sisäistä valvontaa. Se on käsittänyt keskeisten tilinpäätökseen sekä talousraportointiprosessiin liittyen riskien arvioinnin sekä kyseisiin prosesseihin liittyvien kontrollipisteiden tunnistamisen ja dokumentoinnin kehittämisen yhdenmukaiseen malliin. Samassa yhteydessä on määritelty kunkin kontrollipisteen osalta vastuuhenkilö, ja arvioitu kontrollien riittävyyttä. Kontrollipisteet ovat prosessista riippuen täsmäytyksiä, analyysejä, hyväksymismenettelyitä, tehtävien eriyttämisiä tai tehtävien rajaamista järjestelmien käyttöoikeuksin tietojärjestelmissä. Sisäisen valvonnan kehitystyö jatkuu vuoden aikana kontrollien tehokkuuden seurannan prosessien suunnittelulla ja sen arvioimisella, että kontrolliympäristö on otettu käyttöön kaikissa Kamuxin toimintamaissa.

Yhtiön hallitus on arvioinut, että yhtiön harjoittaman liiketoiminnan laadusta, henkilökunnan määrästä ja maantieteellisestä laajuudesta johtuen yhtiön ei ole tarkoituksenmukaista järjestää sisäisen tarkastuksen tehtäviä omaksi toiminnokseen. Hallitus arvioi sisäisen tarkastuksen toiminnon perustamisen tarpeellisuutta vuosittain. Yhtiön hallitus voi käyttää sisäisiä tai ulkoisia resursseja erillisten sisäisten tarkastusten toimeksiantojen toteuttamiseksi.

Kamux on kirjannut yhteiset toimintaperiaatteet Autokaupan tapa -ohjeeksi (Code of Conduct) joka on saatavilla suomeksi, ruotsiksi, saksaksi ja englanniksi. Code of Conduct on osa riskienhallinnan ennakointia.

Kamux Oyj:llä (”Kamux” tai ”Yhtiö”) on hallituksen hyväksymä sisäpiiriohje, joka perustuu Markkinoiden väärinkäyttöasetukseen (”MAR”), Nasdaq Helsinki Oy:n sisäpiiriohjeeseen sekä muihin asiaankuuluviin määräyksiin ja ohjeisiin.

Kamux on määritellyt MAR:n tarkoittamiksi Kamuxin rahoitusvälineillä tehtävien liiketoimien ilmoitusvelvollisiksi johtohenkilöiksi (”johtohenkilöt”) hallituksen jäsenet, toimitusjohtajan sekä mahdollisen toimitusjohtajan sijaisen ja johtoryhmän jäsenet (mukaan lukien heidän MAR:n mukainen lähipiirinsä). Johtohenkilöitä koskee kaupankäyntirajoitus (suljettu ikkuna) Kamuxin rahoitusvälineillä 30 päivän pituisen ajan ennen yhtiön tilinpäätöstiedotteen tai osavuosikatsauksen julkaisemispäivää.

Yhtiö on lisäksi nimennyt eräitä Kamuxin työntekijöitä yhtiön tiedollisessa ytimessä toimiviksi henkilöiksi, joilla on tehtäviensä perusteella pääsy yhtiön tiedolliseen ytimeen (”tiedollisessa ytimessä toimivat henkilöt”). Näitä henkilöitä ovat tyypillisesti osavuosikatsausta tai vuositilinpäätöstä valmistelevat, yhtiön taloudesta, taloudellisesta raportoinnista tai viestinnästä vastaavat henkilöt tai muut yhtiön johtavissa tehtävissä toimivat henkilöt. Myös näitä henkilöitä koskee 30 päivän kaupankäyntirajoitus (suljettu ikkuna).

Lisäksi Yhtiö ylläpitää tarvittaessa hankekohtaisia sisäpiirirekistereitä. Hankekohtaiseksi sisäpiiriläiseksi katsotaan henkilöt, jotka osallistuvat sisäpiiritietoja käsittelevien hankkeiden tai tapahtumien suunnitteluun ja valmisteluun. Hankekohtainen sisäpiiriläinen ei saa käydä kauppaa tai toteuttaa muita liiketoimia yhtiön rahoitusvälineillä hankkeen aikana. Kielto koskee myös heidän huollettavana olevia lapsiaan sekä välittömässä tai välillisessä määräysvallassa olevia yhteisöjään.

Yhtiön sisäpiirivastaava on Kamuxin talousjohtaja.

Kamuxin hallitus on määritellyt lähipiiriliike­toimien seurannan ja arvioinnin periaatteet. Yhtiön lähipiiripolitiikka määrittää lisäksi ne periaatteet ja prosessit, joiden mukaan yh­tiö raportoi mahdollisista lähipiiritoimista, val­voo niitä sekä järjestää lähipiiritoimia koske­van päätöksenteon. Konsernissa ylläpidetään lähipiiriluetteloa. Kamuxin lähipiiripolitiikan pääsäännön mukaan kaikkien yhtiön ja sen lähipiiriin kuuluvien tahojen välisten oikeus­toimien tulee tapahtua tavanomaisin kaupal­lisin ehdoin.

Lähipiirin kanssa tehtävät liiketoimet kä­sitellään hallituksen tarkastusvaliokunnassa ja/tai hallituksessa lähipiiripolitiikan mukai­sesti. Kamuxin johdon ja sen lähipiirin kans­sa tehtävistä merkittävistä liiketoimista päät­tää Kamuxin hallitus. Hallitus päättää myös mahdollisista lähipiiriliiketoimista, jotka eivät ole yhtiön tavanomaista liiketoimintaa tai joi­ta ei toteuteta tavanomaisin markkinaehdoin.

Yhtiö ei tehnyt lähipiirinsä kanssa yhtiön kannalta olennaisia ja yhtiön tavanomaisesta liiketoiminnasta poikkeavia tai muutoin kuin tavanomaisin markkinaehdoin toteutettuja liiketoimia vuonna 2022. Tavanomaiset lähi­piiritoimet liittyvät eräisiin vuokrasopimus­järjestelyihin, ajoneuvojen ostoon ja myyntiin sekä konserniyhtiöiden väliseen keskinäi­seen palvelumyyntiin ja lainajärjestelyihin.

Kamuxilla on käytössä anonyymi whistleblowing-ilmoituskanava, jonka kautta Kamuxin henkilöstöllä ja muilla yhtiön sidosryhmien jäsenillä on mahdollisuus ilmoittaa väärinkäytöksestä, väärinkäytösepäilystä tai Kamuxin eettisten ohjeiden (Code of Conduct) vastaisesta toiminnasta luottamuksellisesti. 

Whistleblowing-kanava on tarkoitettu ainoastaan väärinkäytösepäilyistä ilmoittamiseen. Ilmoituskanavaa ei ole tarkoitettu asiakaspalautteen antamiseen tai reklamointiin.

Epäily riittää ilmoituksen tekemiseen

Epäilystä kertominen on tärkeää, jotta Kamux voi selvittää mahdollisen ongelmatilanteen. Et tarvitse todistusaineistoa ilmoituksen tekemiseksi. Meille riittää se, että ilmoitat asiasta vilpittömin mielin.

Ilmoitusten käsittely on luottamuksellista

Kanavan kautta tehdyn ilmoituksen vastaanottavat Kamuxin tehtävään nimeämät henkilöt. Selvitystyöstä ja siihen liittyvästä ilmoituksesta saavat tietoa ainoastaan henkilöt, jotka sitä ehdottomasti selvitystyön suorittamiseksi tarvitsevat. Henkilöt, joita epäilykset koskevat tai joihin ne liittyvät eivät saa tutkia ilmoituksia. Näin varmistamme, että epäilyistä ilmoittaminen ei aiheuta kielteisiä seurauksia yhteystietonsa jättäneelle ilmoituksen tekijälle.

Kamuxin ilmoituskanavan toteuttaa teknisesti ulkoinen palveluntarjoaja WhistleB Whistleblowing Centre, joka pitää huolta siitä, että ilmoittajan anonymiteetti on turvattu, ilmoituksen tiedot hyvin suojattu ja järjestelmä täyttää vaativimmat tietosuojakriteerit. Ilmoituksen tekijä ja yhtiön nimetyt henkilöt saavat tunnukset, joilla he voivat tarkastella salattua ilmoitusta sekä jatkaa keskustelua kanavan kautta nimettömästi ja suojatusti. Kamux ei pyri selvittämään nimettömän ilmoituksen tehneen henkilön henkilöllisyyttä missään vaiheessa.

Kaikki ilmoitukset tutkitaan

Kamuxille on tärkeää, että luottamus yhtiön reiluun ja avoimeen toimintaan säilyy. Kaikki epäilyt tutkitaan huolellisesti. Ilmoitusten selvitystyöstä päätetään tapauskohtaisesti, ja yhtiö käyttää tarvittaessa ulkopuolisia asiantuntijoita epäilyjen selvittämiseksi. Kamux ei ryhdy seuraustoimiin ennen kuin se on saanut selvityksen valmiiksi.

Joskus ilmoitus johtaa viranomaisten jatkotoimiin. Tällöin ilmoittajan lähettämiä tietoja saavat nähdä ne tahot, joilla on siihen lain mukaan oikeus. Tämä koskee myös ilmoittajan yhteystietoja, jos hän on antanut ne.