Riskienhallinta ja valvonta
Riskienhallinnan päämääränä on varmistaa asiakaslupausten täyttämistä, tuloskehitystä, osingonmaksukykyä, osakasarvoa, vastuullisten toimintatapojen toteutumista ja liiketoiminnan jatkuvuutta. Kamuxilla on yhdenmukaiset ja tehokkaat menetelmät tunnistaa, arvioida ja hallita riskejä sekä niiden seurauksia.
Kamux noudattaa yhtiön hallituksen vahvistamia sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteita.
Riskienhallinta on systemaattista toimintaa, jonka tarkoituksena on taata kattava ja tarkoituksenmukainen riskien tunnistaminen, arviointi, hallinta sekä valvonta. Se on olennainen osa Kamuxin suunnittelu- ja johtamisprosessia, päätöksentekoa, päivittäistä johtamista ja toimintaa sekä valvonta- ja raportointimenettelyjä. Riskejä arvioidaan ja hallitaan liiketoimintalähtöisesti ja kokonaisvaltaisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että keskeisiä riskejä tunnistetaan, arvioidaan, hallitaan, seurataan ja raportoidaan järjestelmällisesti osana liiketoimintaa.
Konsernin toimitusjohtaja ja muut johtoryhmän jäsenet vastaavat kukin omasta vastuualueestaan. Johtoryhmä raportoi hallitukselle riskeistä ja hallintatoimenpiteistä säännöllisesti. Hallitus käsittelee merkittävimmät riskit, toimenpiteet niiden hallitsemiseksi sekä arvioi riskienhallinnan tehokkuutta ja toimivuutta. Riskienhallinnan koordinoinnista vastaa talousjohtaja.
Sisäinen valvonta
Kamuxin sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa, että liiketoiminta on tehokasta ja tuloksellista, talousraportointi on luotettavaa, sekä, että yhtiön toimintaan liittyviä lakeja ja määräyksiä, sekä yhtiön sisäisiä ohjeita noudetaan. Talousraportointiin liittyvän sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa, että julkistettavat osavuosikatsaukset, puolivuosikatsaukset, tilinpäätöstiedotteet ja muu talousinformaatio sekä tilinpäätökset ja vuosikertomukset ovat luotettavia ja, että ne on laadittu yhtiön soveltamien laskenta- ja raportointiperiaatteiden mukaisesti. Yhtiön hallitus vastaa työjärjestyksensä mukaisesti tilinpäätösraportoinnin prosessin seuraamisesta, valvoo taloudellista raportointiprosessia sekä seuraa yhtiön sisäisen valvonnan ja riskienhallintajärjestelmän tehokkuutta.
Vastuu sisäisen valvonnan käytännön tason järjestämisestä on toimitusjohtajalla. Siihen kuuluu, että yhtiössä on otettu käyttöön riittävät sisäisen valvonnan menettelyt sen mukaisesti, mitä hallituksen määrittelemissä toimintaperiaatteissa edellytetään. Toimitusjohtaja yhdessä johtoryhmän tukemana vastaa siitä, että konsernin päivittäisessä toiminnassa toimitaan sovittujen periaatteiden mukaisesti, noudatetaan lakeja ja määräyksiä, sekä reagoidaan havaittuihin poikkeamiin ja puutteisiin, ja tehdään tarvittavat korjaavat toimenpiteet.
Kamux on osana listautumisprosessia kehittänyt tilinpäätöksen laadintaan ja talousraportointiprosessiin liittyvää sisäistä valvontaa. Se on käsittänyt keskeisten tilinpäätökseen sekä talousraportointiprosessiin liittyen riskien arvioinnin sekä kyseisiin prosesseihin liittyvien kontrollipisteiden tunnistamisen ja dokumentoinnin kehittämisen yhdenmukaiseen malliin. Samassa yhteydessä on määritelty kunkin kontrollipisteen osalta vastuuhenkilö, ja arvioitu kontrollien riittävyyttä. Kontrollipisteet ovat prosessista riippuen täsmäytyksiä, analyysejä, hyväksymismenettelyitä, tehtävien eriyttämisiä tai tehtävien rajaamista järjestelmien käyttöoikeuksin tietojärjestelmissä. Sisäisen valvonnan kehitystyö jatkuu vuoden aikana kontrollien tehokkuuden seurannan prosessien suunnittelulla ja sen arvioimisella, että kontrolliympäristö on otettu käyttöön kaikissa Kamuxin toimintamaissa.
Yhtiön hallitus on arvioinut, että yhtiön harjoittaman liiketoiminnan laadusta, henkilökunnan määrästä ja maantieteellisestä laajuudesta johtuen yhtiön ei ole tarkoituksenmukaista järjestää sisäisen tarkastuksen tehtäviä omaksi toiminnokseen. Hallitus arvioi sisäisen tarkastuksen toiminnon perustamisen tarpeellisuutta vuosittain. Yhtiön hallitus voi käyttää sisäisiä tai ulkoisia resursseja erillisten sisäisten tarkastusten toimeksiantojen toteuttamiseksi.
Kamux on kirjannut yhteiset toimintaperiaatteet Autokaupan tapa -ohjeeksi (Code of Conduct) joka on saatavilla suomeksi, ruotsiksi, saksaksi ja englanniksi. Code of Conduct on osa riskienhallinnan ennakointia.
Sisäpiirihallinto
Kamux Oyj:llä (”Kamux” tai ”Yhtiö”) on hallituksen hyväksymä sisäpiiriohje, joka perustuu Markkinoiden väärinkäyttöasetukseen (”MAR”), Nasdaq Helsinki Oy:n sisäpiiriohjeeseen sekä muihin asiaankuuluviin määräyksiin ja ohjeisiin.
Kamux on määritellyt MAR:n tarkoittamiksi Kamuxin rahoitusvälineillä tehtävien liiketoimien ilmoitusvelvollisiksi johtohenkilöiksi (”johtohenkilöt”) hallituksen jäsenet, toimitusjohtajan sekä mahdollisen toimitusjohtajan sijaisen ja johtoryhmän jäsenet (mukaan lukien heidän MAR:n mukainen lähipiirinsä). Johtohenkilöitä koskee kaupankäyntirajoitus (suljettu ikkuna) Kamuxin rahoitusvälineillä 30 päivän pituisen ajan ennen yhtiön tilinpäätöstiedotteen tai osavuosikatsauksen julkaisemispäivää.
Yhtiö on lisäksi nimennyt eräitä Kamuxin työntekijöitä yhtiön tiedollisessa ytimessä toimiviksi henkilöiksi, joilla on tehtäviensä perusteella pääsy yhtiön tiedolliseen ytimeen (”tiedollisessa ytimessä toimivat henkilöt”). Näitä henkilöitä ovat tyypillisesti osavuosikatsausta tai vuositilinpäätöstä valmistelevat, yhtiön taloudesta, taloudellisesta raportoinnista tai viestinnästä vastaavat henkilöt tai muut yhtiön johtavissa tehtävissä toimivat henkilöt. Myös näitä henkilöitä koskee 30 päivän kaupankäyntirajoitus (suljettu ikkuna).
Lisäksi Yhtiö ylläpitää tarvittaessa hankekohtaisia sisäpiirirekistereitä. Hankekohtaiseksi sisäpiiriläiseksi katsotaan henkilöt, jotka osallistuvat sisäpiiritietoja käsittelevien hankkeiden tai tapahtumien suunnitteluun ja valmisteluun. Hankekohtainen sisäpiiriläinen ei saa käydä kauppaa tai toteuttaa muita liiketoimia yhtiön rahoitusvälineillä hankkeen aikana. Kielto koskee myös heidän huollettavana olevia lapsiaan sekä välittömässä tai välillisessä määräysvallassa olevia yhteisöjään.
Yhtiön sisäpiirivastaava on Kamuxin talousjohtaja.
Lähipiiriliiketoimet
Kamuxin hallitus on määritellyt lähipiiriliiketoimien seurannan ja arvioinnin periaatteet. Yhtiön lähipiiripolitiikka määrittää lisäksi ne periaatteet ja prosessit, joiden mukaan yhtiö raportoi mahdollisista lähipiiritoimista, valvoo niitä sekä järjestää lähipiiritoimia koskevan päätöksenteon. Konsernissa ylläpidetään lähipiiriluetteloa. Kamuxin lähipiiripolitiikan pääsäännön mukaan kaikkien yhtiön ja sen lähipiiriin kuuluvien tahojen välisten oikeustoimien tulee tapahtua tavanomaisin kaupallisin ehdoin.
Lähipiirin kanssa tehtävät liiketoimet käsitellään hallituksen tarkastusvaliokunnassa ja/tai hallituksessa lähipiiripolitiikan mukaisesti. Kamuxin johdon ja sen lähipiirin kanssa tehtävistä merkittävistä liiketoimista päättää Kamuxin hallitus. Hallitus päättää myös mahdollisista lähipiiriliiketoimista, jotka eivät ole yhtiön tavanomaista liiketoimintaa tai joita ei toteuteta tavanomaisin markkinaehdoin.
Yhtiö ei tehnyt lähipiirinsä kanssa yhtiön kannalta olennaisia ja yhtiön tavanomaisesta liiketoiminnasta poikkeavia tai muutoin kuin tavanomaisin markkinaehdoin toteutettuja liiketoimia vuonna 2023. Tavanomaiset lähipiiritoimet liittyvät eräisiin vuokrasopimusjärjestelyihin, ajoneuvojen ostoon ja myyntiin sekä konserniyhtiöiden väliseen keskinäiseen palvelumyyntiin ja lainajärjestelyihin.
Whistleblowing
Kamuxilla on käytössä anonyymi whistleblowing-ilmoituskanava, jonka kautta Kamuxin henkilöstöllä ja muilla yhtiön sidosryhmien jäsenillä on mahdollisuus ilmoittaa väärinkäytöksestä, väärinkäytösepäilystä tai Kamuxin eettisten ohjeiden (Code of Conduct) vastaisesta toiminnasta luottamuksellisesti.
Whistleblowing-kanava on tarkoitettu ainoastaan väärinkäytösepäilyistä ilmoittamiseen. Ilmoituskanavaa ei ole tarkoitettu asiakaspalautteen antamiseen tai reklamointiin.
Epäily riittää ilmoituksen tekemiseen
Epäilystä kertominen on tärkeää, jotta Kamux voi selvittää mahdollisen ongelmatilanteen. Et tarvitse todistusaineistoa ilmoituksen tekemiseksi. Meille riittää se, että ilmoitat asiasta vilpittömin mielin.
Ilmoitusten käsittely on luottamuksellista
Kanavan kautta tehdyn ilmoituksen vastaanottavat Kamuxin tehtävään nimeämät henkilöt. Selvitystyöstä ja siihen liittyvästä ilmoituksesta saavat tietoa ainoastaan henkilöt, jotka sitä ehdottomasti selvitystyön suorittamiseksi tarvitsevat. Henkilöt, joita epäilykset koskevat tai joihin ne liittyvät eivät saa tutkia ilmoituksia. Näin varmistamme, että epäilyistä ilmoittaminen ei aiheuta kielteisiä seurauksia yhteystietonsa jättäneelle ilmoituksen tekijälle.
Kamuxin ilmoituskanavan toteuttaa teknisesti ulkoinen palveluntarjoaja WhistleB Whistleblowing Centre, joka pitää huolta siitä, että ilmoittajan anonymiteetti on turvattu, ilmoituksen tiedot hyvin suojattu ja järjestelmä täyttää vaativimmat tietosuojakriteerit. Ilmoituksen tekijä ja yhtiön nimetyt henkilöt saavat tunnukset, joilla he voivat tarkastella salattua ilmoitusta sekä jatkaa keskustelua kanavan kautta nimettömästi ja suojatusti. Kamux ei pyri selvittämään nimettömän ilmoituksen tehneen henkilön henkilöllisyyttä missään vaiheessa.
Kaikki ilmoitukset tutkitaan
Kamuxille on tärkeää, että luottamus yhtiön reiluun ja avoimeen toimintaan säilyy. Kaikki epäilyt tutkitaan huolellisesti. Ilmoitusten selvitystyöstä päätetään tapauskohtaisesti, ja yhtiö käyttää tarvittaessa ulkopuolisia asiantuntijoita epäilyjen selvittämiseksi. Kamux ei ryhdy seuraustoimiin ennen kuin se on saanut selvityksen valmiiksi.
Joskus ilmoitus johtaa viranomaisten jatkotoimiin. Tällöin ilmoittajan lähettämiä tietoja saavat nähdä ne tahot, joilla on siihen lain mukaan oikeus. Tämä koskee myös ilmoittajan yhteystietoja, jos hän on antanut ne.